Kiedy prowadzisz sklep internetowy, biuro, czy po prostu chcesz wysłać ważny dokument, nagle stajesz przed ścianą pełną papierowych prostokątów z dziwnymi literkami. C4, B4, DL… Brzmi jak kody startowe rakiet, a to po prostu międzynarodowy standard ISO. Wybór złej koperty to nie tylko pogniecione dokumenty, ale też wyższe koszty na Poczcie Polskiej (wyższy gabaryt = wyższa cena). Formaty kopert C4, C5, C6, B4, DL – co się w nich zmieści? Rozkładamy te papierowe origami na czynniki pierwsze.
Przewodnik po formatach – prosto i na temat
Aby łatwo to zapamiętać, punktem odniesienia zawsze będzie dla nas standardowa kartka papieru z drukarki, czyli format A4 (210 x 297 mm).
1. Koperta DL (110 x 220 mm) – Królowa biura
To absolutny klasyk i najczęściej używana koperta w biznesie. Jej nazwa pochodzi od „Dimension Lengthwise”.
- Co się w niej zmieści? Kartka A4 złożona w „Z” lub „C” na trzy równe części.
- Idealna na: Faktury, oficjalne pisma biznesowe, rachunki, ulotki reklamowe i zaproszenia.
2. Koperta C6 (114 x 162 mm) – Klasyczna pocztówkowa
To ta mała koperta, którą pamiętasz z wysyłania kartek na święta.
- Co się w niej zmieści? Kartka A4 złożona na cztery (najpierw na pół, a potem jeszcze raz na pół). Zmieścisz tam również dokument w formacie A6 bez składania.
- Idealna na: Pocztówki, małe zdjęcia (10×15 cm), krótkie notatki, prywatne listy czy małe vouchery prezentowe do Twojego e-commerce.
3. Koperta C5 (162 x 229 mm) – Złoty środek
Kiedy dokumentów jest trochę więcej i nie chcesz ich mocno zginać, wkracza C5.
- Co się w niej zmieści? Kartka A4 złożona dokładnie na pół (tworząc format A5).
- Idealna na: Małe katalogi, kilkustronicowe umowy (których nie wypada zaginać w harmonijkę), zeszyty czy ulotki w formacie A5.
4. Koperta C4 (229 x 324 mm) – Dokumenty na płasko
Koperta dedykowana do przesyłania ważnej dokumentacji, której pod żadnym pozorem nie wolno pognieść.
- Co się w niej zmieści? Cała, niezłożona kartka A4 (i to całkiem spory plik takich kartek).
- Idealna na: Dyplomy, certyfikaty, wielostronicowe umowy, czasopisma, katalogi firmowe czy zdjęcia w dużym formacie.
5. Koperta B4 (250 x 353 mm) – Waga ciężka
Formaty z literą „B” są zawsze odrobinę większe od swoich odpowiedników z literą „C”. Dlaczego? Bo mają za zadanie pomieścić… właśnie formaty „C”!
- Co się w niej zmieści? Włożysz do niej całą kopertę C4! Zmieści też grube pliki dokumentów A4, teczki ofertowe, a nawet cienkie książki.
- Idealna na: Grube katalogi reklamowe, dokumenty w teczkach wiązanych, pliki papierów spięte dużymi klipsami lub bindowane raporty.
FAQ – Dobór kopert i wysyłka
- Czy format koperty ma wpływ na cenę wysyłki? Tak! Jak wspominaliśmy w tekście Poczta Polska vs Kurier, Poczta Polska dzieli listy na formaty (S, M, L). Koperty DL, C6 i C5 (o ile są płaskie do 2 cm grubości) łapią się zazwyczaj na najtańszy format „S”. Duża koperta C4 to już format „M”, a wypchana B4 to format „L”.
- Czym różni się koperta HK od SK? To oznaczenia kleju. SK (Samoklejąca) ma dwa paski kleju (na klapce i na kopercie), które sklejasz ze sobą. HK (Samoklejąca z paskiem) to najwygodniejsza opcja – odrywasz silikonowy pasek i zaklejasz (klej nie wysycha tak szybko jak w SK). NK to z kolei stary system „na ślinę” (klej aktywowany wodą).
- Wysyłam drobne przedmioty (np. biżuterię, części). Którą kopertę wybrać? Do takich rzeczy zwykłe koperty papierowe się nie nadają – maszyny sortujące na Poczcie po prostu je rozerwą. Musisz użyć kopert bąbelkowych. One mają inne oznaczenia (np. od A11 do K20).
- Chcę wysłać umowę do podpisania i żeby klient mi ją odesłał. Jak to zorganizować? Użyj zasady „matrioszki”. Wyślij do klienta dużą kopertę C4 (z umową wydrukowaną na A4), a do środka włóż mniejszą, zaadresowaną już do Ciebie kopertę C5 (na umowę złożoną na pół) ze znaczkiem.
- Czy można drukować adres bezpośrednio na kopertach? Tak, większość biurowych drukarek laserowych i atramentowych ma specjalny podajnik na koperty DL i C5. Pamiętaj tylko, by odpowiednio ustawić format w programie tekstowym.
- Gdzie powinno znajdować się okienko w kopercie DL? Standardowe koperty DL mają okienko po prawej stronie. Dzięki temu, drukując fakturę z danymi nabywcy po prawej, po złożeniu na trzy, adres idealnie wpasowuje się w przezroczystą folię i nie musisz ręcznie adresować listu.
- Ile kartek A4 zmieści się w kopercie DL, zanim przekroczy limit grubości? Bezpiecznie zmieścisz w niej około 5-6 standardowych kartek (gramatura 80g/m2) złożonych na trzy. Przy większej ilości koperta zacznie się brzydko wybrzuszać i może się rozerwać.
- Czym jest koperta „bezpieczna” lub „bankowa”? To specjalny rodzaj kopert (często w formatach C4, C5 lub B4) z poddrukiem wewnątrz (szare lub niebieskie tło), który sprawia, że koperta jest całkowicie nieprzezroczysta, nawet gdy spojrzysz na nią pod mocne światło. Idealna na poufne dokumenty.
