Wysyłka w obrębie Unii Europejskiej rozleniwiła wielu sprzedawców. Naklejasz etykietę i zapominasz o sprawie. Schody zaczynają się, gdy klient z Wielkiej Brytanii, USA czy Szwajcarii klika „Kupuję”, albo gdy chcesz wysłać prezent rodzinie w Kanadzie. Przekroczenie granicy UE oznacza twardą odprawę celną, a do niej niezbędna jest odpowiednia dokumentacja. Faktura proforma a handlowa – co dołączyć do paczki poza UE? Wybór złego dokumentu to gwarancja, że paczka utknie w magazynie celnym na długie tygodnie. Wyjaśniamy to prosto i bez urzędniczego żargonu.
Faktura handlowa (Commercial Invoice) – tylko wtedy, gdy coś sprzedajesz
Zasada jest banalnie prosta: jeśli towar zmienił właściciela w zamian za pieniądze, musisz dołączyć fakturę handlową.
To oficjalny dowód zakupu dla zagranicznego urzędu celnego. Na jej podstawie celnicy w kraju docelowym wyliczają kwotę cła oraz lokalnego podatku VAT, którą będzie musiał zapłacić odbiorca (chyba że wysyłasz na warunkach DDP – o czym innym razem). Faktura handlowa dotyczy każdej transakcji e-commerce, niezależnie od tego, czy sprzedajesz towar jako firma B2B, czy B2C. Urząd musi widzieć czarno na białym, ile zapłacono za zawartość kartonu.
Faktura proforma (Proforma Invoice) – darmowe próbki, prezenty i zwroty
Fakturę proforma dołączasz w jednej, konkretnej sytuacji: kiedy nie doszło do transakcji handlowej (nikt nikomu nie zapłacił za dany przedmiot).
Dokument ten służy wyłącznie celom celnym – po prostu urząd musi wiedzieć, co jest w paczce i jaką ma to teoretyczną wartość rynkową w razie uszkodzenia lub zgubienia. Kiedy użyjesz proformy?
- Gdy wysyłasz świąteczny sweter (prezent) cioci do Chicago.
- Gdy klient ze Szwajcarii odsyła Ci uszkodzony towar w ramach reklamacji.
- Gdy wysyłasz zagranicznemu kontrahentowi darmowe próbki swojego nowego produktu (np. kawałek materiału czy płytkę ceramiczną).
- Gdy wysyłasz swój własny sprzęt do naprawy za granicę.
Jeśli przerabiałeś już temat wysyłka na Ukrainę – aktualne zasady i ograniczenia, wiesz, jak restrykcyjnie celnicy podchodzą do sprawdzania wartości paczek, nawet tych oznaczonych jako darmowa pomoc.
Co musi zawierać poprawny dokument celny?
Niezależnie od tego, czy wystawiasz proformę, czy fakturę handlową, dokument musi być napisany w języku angielskim i zawierać konkretne dane. Zwykły polski paragon z kasy fiskalnej wrzucony do środka to za mało!
- Szczegółowy opis towaru: Wpisanie „Części” lub „Ubrania” to pewny zwrot z granicy. Musisz napisać: „Męska koszulka z bawełny” (Men’s cotton t-shirt) lub „Stalowa śruba” (Steel screw).
- Kody HS (Harmonized System): To międzynarodowy, 6- lub 8-cyfrowy kod taryfy celnej przypisany do danej kategorii produktu. Celnicy na całym świecie rozpoznają towary właśnie po nim.
- Kraj pochodzenia (Country of Origin): Gdzie fizycznie wyprodukowano ten przedmiot (nie skąd go wysyłasz). Jeśli koszulkę uszyto w Chinach, wpisujesz Chiny, nawet jeśli nadajesz paczkę z Warszawy.
- Wartość i waluta: Nigdy nie wpisuj wartości „0”. Urząd celny nie wierzy w rzeczy bezwartościowe. Nawet jeśli to darmowa próbka, wpisz symboliczną kwotę (np. 1 EUR lub 5 USD) i dopisek: „Value for customs purposes only”.
- Dane nadawcy i odbiorcy: W przypadku firm niezbędny będzie również numer EORI (dla eksportera z UE).
FAQ – Odprawa celna i dokumenty
- Czy muszę drukować fakturę celną i naklejać ją na karton? Większość globalnych firm (DHL, UPS, FedEx) obsługuje dziś system Paperless Trade – dokumenty celne wgrywasz w formie PDF podczas generowania etykiety. Jeśli jednak przewoźnik tego nie wymaga lub nie obsługuje, musisz wydrukować 3 kopie faktury, podpisać je odręcznie i włożyć do przezroczystej koszulki (tzw. kangurka) naklejonej na zewnątrz paczki.
- Odbiorca to mój znajomy. Czy mogę na fakturze handlowej zaniżyć cenę o 80%, żeby zapłacił mniejsze cło? Nie. To przestępstwo skarbowe. Urzędy celne dysponują bazami średnich cen rynkowych. Jeśli uznają, że nowy iPhone jest wyceniony na 50 USD, zatrzymają paczkę, nałożą karę i zażądają od odbiorcy potwierdzenia przelewu bankowego.
- Czy waga na fakturze celnej musi zgadzać się z etykietą? Tak. Jeśli uczyłeś się, jak poprawnie zmierzyć paczkę – wymiary rzeczywiste vs gabarytowe, to wiesz, że skanery na sortowni wszystko wyłapią. Waga towarów zadeklarowana na fakturze plus waga opakowania musi pokrywać się z tym, co zarejestrowała waga przewoźnika.
- Wysyłam paczkę z OLX za granicę. Nie mam firmy. Skąd wziąć fakturę proforma? Jako osoba prywatna również możesz (i musisz) wygenerować proformę. W internecie znajdziesz darmowe wzory (szablony Word/Excel). Wpisujesz swoje dane imienne, dane kupującego, opisujesz przedmiot i wpisujesz wartość transakcji.
- Co to jest numer EORI i skąd go wziąć? EORI to unijny numer identyfikacyjny podmiotów gospodarczych. Jeśli prowadzisz firmę i chcesz wyeksportować towar poza UE (nawet do UK), musisz go wyrobić (rejestracja przez system PUESC jest darmowa, ale trwa kilka dni).
- Wysłałem paczkę, a w trackingu widzę status „Oczekiwanie na odprawę celną / Brak dokumentów”. Co robić? Najczęstszy problem, który opisaliśmy w śledzenie przesyłki nie działa – co to oznacza. Skontaktuj się natychmiast z infolinią przewoźnika. Prawdopodobnie zgubili „kangurka” z dokumentami z kartonu i musisz im dosłać fakturę celną na maila agencji celnej.
- Sprzedaję rękodzieło. Skąd mam wziąć kody HS? Kody taryfy celnej (Taric) znajdziesz w darmowej, rządowej przeglądarce taryfowej (system ISZTAR). Wpisujesz np. „drewno rzeźbione” i szukasz kategorii, która najlepiej opisuje Twój produkt.
- Czy koszty transportu wlicza się do wartości na fakturze? To zależy od reguł Incoterms. Standardowo jednak, urząd celny do wyliczenia podatku pobiera „wartość celną”, w skład której wchodzi wartość samego towaru ORAZ koszt jego ubezpieczenia i transportu do granicy. Dlatego na fakturze często rozbija się te pozycje (np. Towar: 100 EUR, Transport: 20 EUR).
- Klient chce zapłacić pobraniowo za paczkę z USA. Czy to możliwe? Nie. Standardowi kurierzy nie obsługują przesyłek Cash on Delivery (COD) z pobraniem gotówki w obcej walucie poza obszarem celnym UE. Klient musi opłacić towar z góry.
- Czy na fakturze handlowej musi być stawka i kwota VAT? W przypadku eksportu towarów poza Unię Europejską, transakcja taka dla polskiej firmy zazwyczaj objęta jest stawką VAT 0% (eksport usług/towarów). Na fakturze handlowej wpisujesz wartości netto, które z racji stawki zerowej są równe wartości brutto. Odbiorca i tak zapłaci swój lokalny VAT w kraju docelowym.
